Verbesserung der Effizienz des Kostenmanagements

Das MLC-Team (Management, Licences & Content) von Acrontum jongliert im Rahmen der Dienstleistungen für einen großen Automobilhersteller mit mehr als 120 verschiedenen Dienstleistern.  Das MLC-Team ist für verschiedene digitale Dienste innerhalb des Automobilunternehmens verantwortlich, einschließlich der Verwaltung ihrer Budgets und Rechnungen.

Da das Finanzmanagement immer komplexer wurde, benötigte das Team ein zentrales, standardisiertes Tool zur Automatisierung der verschiedenen Finanzprozesse. Sie brauchten eine Lösung, die Lieferanten, Einkäufer, Controller, Buchhaltung, Produktion und technische Abteilungen miteinander verbinden konnte. Acrontum war in der Lage, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es ein operatives Finanzplanungstool entwickelte, das alle Anforderungen an Sicherheit, Genauigkeit und Zentralisierung erfüllte. 

 

HINTERGRUND

Acrontum konzentrierte sich auf die verschiedenen operativen Finanzprozesse, die das MLC-Team jeden Monat abwickelt, einschließlich der Rechnungen, Zahlungen und Bestellungen für verschiedene Abteilungen für digitale Dienstleistungen innerhalb des Unternehmens. 

Strenge Zielvorgaben müssen jeden Monat erreicht werden, und das Team ist für die Durchführung von Prognosen, die Budgetplanung, die Überprüfung und Erfassung von Anträgen und die Überprüfung von Bestellungsdateien für fünf verschiedene Länder verantwortlich. 

Dies erfordert ein hohes Maß an Detailgenauigkeit und Aufmerksamkeit, da der kleinste Fehler das gesamte Budget und damit auch die digitale Dienstleistung für die Endkunden gefährden kann. Das MLC-Team arbeitet nicht nur mit mehr als fünfzig internen Geschäftsabteilungen zusammen, sondern hat auch mit höchst vertraulichen Daten zu tun, die dem Automobilhersteller von Zulieferern und Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden: Diese Daten können weder von Acrontum noch von anderen Anbietern frei geteilt oder eingesehen werden. 

ZIELE UND HERAUSFORDERUNGEN

Die operativen Finanzprozesse des Kunden sind komplex und erfordern strenge Kontrollen der Datenverarbeitung und des Datenschutzes. Kurz gesagt, das MLC-Team erhält Rechnungen von der Buchhaltung. Diese Kosten werden unter der Kostenstelle registriert, die sowohl vom MLC-Team als auch von der Geschäftsabteilung validiert werden muss. Alle Unstimmigkeiten müssen festgestellt und die Kosten dem richtigen Jahr und der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden. 

Wenn Revisionen erforderlich sind, müssen strenge Revisionsbedingungen eingehalten werden, und vertrauliche Informationen müssen sicher, strukturiert und lückenlos gespeichert werden. 

Da das Team zur Erfüllung seiner Aufgaben stark auf Excel angewiesen war, konnte jeweils nur ein Teammitglied an einer Datei arbeiten. Das Verfahren war nicht nur ineffizient und zeitaufwändig, sondern wies aufgrund des manuellen Charakters des Systems auch eine größere Fehlerquote auf.

STRATEGIEN

Um diese Herausforderungen zu meistern, entwickelte Acrontum ein operatives Finanzplanungstool, bei dem der Schwerpunkt auf Datensicherheit und Zugriffsrechten lag, um diese Prozesse zu automatisieren und zu zentralisieren. Dieses Tool gab den Teams die Möglichkeit, Rechnungen zu registrieren und den Status direkt im Budget einzusehen.  Der gesamte Prozess wurde effizienter, transparenter und einfacher. 

Der Geschäftsprozess und die relevanten Beteiligten wurden mit Hilfe der Business Process Modeling Notation 2.0, kurz BPMN 2.0, erfasst. BPMN 2.0 schuf einen einfachen Überblick über den gesamten Prozess, so dass die Beteiligten die erforderlichen Eingaben validieren, anpassen und ergänzen konnten, und half dem Softwareteam, die Softwareanforderungen in den frühen Entwurfsphasen schnell zu erfassen. Die Erfassung des Ist-Szenarios brachte eine weitaus größere Genauigkeit in den Prozess, da die Entwickler und Geschäftspartner so mögliche Verzögerungen und Fehler schnell erkennen und beheben konnten. 

Die einzelnen Schritte des Prozesses wurden auf Fat-Marker-Skizzen der App-Screens übertragen, die zur Erstellung von Wireframes und Mock-ups zur Überprüfung verwendet wurden. Dieser Ansatz, gekoppelt mit wiederverwendbaren Frontend-Webkomponenten, sparte Zeit und Geld und reduzierte die Lernkurve für die Benutzer. 

ERGEBNISSE

Die Automatisierung ermöglicht es den Nutzern, Rechnungsdaten aus SAP in Intervallen abzurufen, die genau auf den Bedarf und die Leistungsanforderungen abgestimmt sind. Sobald die Daten abgerufen werden, benachrichtigt die Anwendung die entsprechenden Benutzer entlang des Genehmigungsworkflows per E-Mail. Vertrauliche Informationen werden ausschließlich in der im Intranet gehosteten Anwendung gespeichert und nicht in der E-Mail-Nachricht weitergegeben, um die Datensicherheit zu gewährleisten.  Die Benachrichtigungen dienen auch dazu, die verantwortliche Partei daran zu erinnern, innerhalb des festgelegten Zeitraums Maßnahmen zu ergreifen. 

Die Rechnungsvalidierung wurde für den Endbenutzer durch ein integriertes System von Farben, Warnungen und Tooltips vereinfacht, die wichtige Details während des Prozesses hervorheben. Budget-, Unterbudget-, Lieferanten- und Rechnungsdaten werden in einem kleinen Data Warehouse organisiert, das es den Benutzern ermöglicht, wichtige Informationen in verschiedenen Ansichten und Aggregationsformen anzuzeigen. 

Die Genauigkeit wurde durch die Implementierung automatischer Validierungen weiter verbessert (z. B. wenn das Budget nicht ausreicht, um die Rechnung zu bezahlen), die die mit der manuellen Datenerfassung und -validierung verbundenen Fehler wirksam reduzieren. 

Da die Daten im System höchst vertraulich sind, hat Acrontum ein robustes Rechte- und Berechtigungssystem geschaffen, um unbefugte Dateneinsicht und Datenlecks zu vermeiden. Rigorose Tests und strenge Datenschutz- und Informationssicherheitsprozesse wurden eingesetzt, um sicherzustellen, dass die Risiken reduziert wurden. 

Kurz gesagt, als direktes Ergebnis des Projekts wurde das MLC-Team entlastet, um sich dringenderen Angelegenheiten zu widmen, und der gesamte Validierungsprozess wurde beschleunigt und gestrafft, ohne den Datenschutz oder die Genauigkeit zu beeinträchtigen.